Fra 14 til 5 systemer – J.S. Cock bygget en KI-klar informasjonsplattform med M-Files
Kort oppsummering
J.S. Cock AS tok et strategisk valg om å hente IT-infrastrukturen tilbake in-house og forenkle et komplekst systemlandskap. Med M-Files som bærende informasjonsplattform ble flere forretningskritiske funksjoner samlet i én løsning, og antall systemer redusert betydelig. Resultatet er lavere kostnader, bedre kontroll på data og et solid fundament for videre automatisering og KI-utnyttelse.
Om kunden
J.S. Cock AS er en av Norges ledende leverandører av ventiler, instrumenter og komplette prosessutstyrspakker. Selskapet leverer til industri innen blant annet skip, fiskeoppdrett, offshore, petrokjemi, næringsmiddel, farmasi, renseanlegg, smelteverk og vannkraft.
Utfordringen
Før prosjektet hadde J.S. Cock et fragmentert IT-landskap bestående av mange separate systemer. Dette ga høye kostnader, krevende drift og opplæring, samt stor avhengighet av eksterne leverandører. Manglende helhet i datagrunnlaget gjorde det også vanskelig å sikre kontroll og eierskap til informasjon – noe som ble stadig viktigere i møte med økt fokus på automatisering og KI.
Viktige utfordringer:
- •Mange ulike systemer uten helhetlig informasjonsstruktur
- •Høye IT-kostnader og unødvendig ressursbruk
- •Lav fleksibilitet ved endringer og videreutvikling
- •Krevende opplæring av ansatte på tvers av mange løsninger
Mål for prosjektet:
- Redusere kostnader og systemkompleksitet
- Øke fleksibilitet og kontroll over egen IT-arkitektur
- Sikre strukturert og pålitelig datagrunnlag for fremtidig KI-bruk
- Forenkle arbeidshverdagen for ansatte
Løsningen
M-Files ble valgt som en sentral plattform for dokument- og informasjonsstyring. Ved å bruke metadata som grunnprinsipp ble informasjon strukturert på tvers av prosesser og systemer, noe som gir rask gjenfinning, bedre sammenheng i data og et langt bedre grunnlag for automatisering og KI.
Prosjektet startet med en strategisk gjennomgang av eksisterende systemportefølje, før flere løsninger ble erstattet fasevis av M-Files. Det ble lagt stor vekt på brukervennlighet og enkel opplæring, slik at løsningen raskt kunne tas i bruk i hele organisasjonen.
Teknologi og arkitektur:
Plattform
M-Files
Integrasjoner
ERP: Business Central
BI: TARGIT
Office: Microsoft 365
Arkitekturprinsipp
Metadata-styrt informasjonsarkitektur
Infrastruktur
IT-infrastruktur flyttet tilbake in-house for økt kontroll og redusert leverandøravhengighet
Resultater og verdi
Prosjektet har gitt tydelige og målbare effekter, både teknisk og forretningsmessig.
IT-systemer
Løsninger erstattet
Aktive brukere
Forretningsmessige gevinster:
- Lavere totale IT-kostnader og eierskapskostnader
- Mer fleksibel arkitektur og enklere integrasjoner
- Bedre kontroll og eierskap over egne data
- Kvalitetssikret datagrunnlag som gjør virksomheten i stand til å ta i bruk KI raskere enn konkurrentene, med forbedret effektivitet, presisjon og skalerbarhet som resultat
Kvalitative effekter:
- Raskere opplæring av nyansatte
- Færre systemer å forholde seg til i hverdagen
- Mer tid frigjort fra lav-verdi-oppgaver gjennom struktur og automatisering
- Et robust fundament for videre automatisering og KI-støttede prosesser
«Vi har redusert antallet IT-systemer fra 14 til 5, som har spart oss for betydelige kostnader. Men viktigst er evnen til å styre vår egen utvikling og innovasjon.»
Tobias Cock
Administrerende direktør, J.S. Cock AS
Veien videre
Med et forenklet IT-landskap og strukturert datagrunnlag står J.S. Cock nå langt sterkere rustet for neste fase av digitalisering. Videre arbeid vil fokusere på økt automatisering og bedre utnyttelse av KI, der metadata og informasjonsstruktur er selve fundamentet.